Come si fa a scegliere il wedding planner?

di Francesca Favotto 

La mano ve l'ha chiesta, l'anello brilla al dito, manca solo organizzare il matrimonio: ma come fare, con il pochissimo tempo che avete a disposizione? Semplice, basta arruolare un wedding planner! Già, ma come fare a scegliere quello giusto nel mare magnum dei professionisti? Ecco qualche consiglio da chi questo mestiere lo fa da anni, mettendoci il cuore.

Francesca Favotto

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Avete deciso di sposarvi, ma il tempo a disposizione per organizzare è davvero poco: tra lavoro, casa e famiglia, non vi restano che scampoli di tempo qua e là per dedicarvi con la testa a pensare ai dettagli della cerimonia e del ricevimento. Ma vi sembra sempre così poco e i giorni passano così velocemente... Cosa fare allora? Consultare un wedding planner sembra la soluzione ideale: affidare il proprio sogno nelle mani di un professionista vuol dire essere già a metà dell'opera, avere qualcuno che saprà sempre consigliarvi per il meglio e con competenza. Già, ma come fare a sceglierlo? Oggi ne esistono a centinaia e ognuno pare avere la formula magica per il matrimonio perfetto. Abbiamo interpellato alcuni professionisti del settore e abbiamo rivolto loro le due domande clou per dipanare il bandolo della matassa: come si fa a scegliere un wedding planner o un wedding designer? Quali sono le tre qualità principali che una coppia deve prendere in considerazione per sceglierlo? Ecco che cosa ci hanno risposto!

Angelo Garini, l'architetto dei sogni e dei matrimoni, fondatore e titolare di Garini Immagina, con sedi a Milano, a Parigi e in tutta Italia: "Ciò che conta è proprio ciò che più manca, quindi la preparazione e la cultura. Solo partendo da una continua ricerca e da una conoscenza di storia, arte, tradizioni, i professionisti che operano nel mondo dei matrimoni potranno essere definiti tali, e dimostrare le loro competenze e le loro capacità. A questo si devono aggiungere la capacità di capire e accompagnare gli sposi in un momento così particolare della vita e, naturalmente, un proprio stile personale e non copiato, che faccia del professionista scelto una sicura figura di riferimento per loro. Il mio consiglio, quindi, è quello di incontrare il wedding planner e di fare una chiacchierata preliminare in cui fare tutte le domande possibili e durante il quale capire quale tipo di relazione empatica si viene a creare tra le diverse parti, sposi da un lato, professionista dall'altro. Solo se si crea un perfetto feeling con chi abbiamo di fronte e se questa persona sa incarnare quei valori di eleganza e raffinatezza nonché la capacità di ricevere con arte, che sono la struttura di ogni evento ben riuscito, potremo affidarci con fiducia, certi dell'ottima riuscita del matrimonio".

Giorgia Fantin Borghi, wedding planner e maestra di bon ton e di buone maniere: "Bisogna essenzialmente piacersi. Il wedding planner perfetto è un professionista accreditato che rispecchi il nostro stile (o che lavori con uno stile che possa essere conforme al nostro gusto), che sia in grado di darci una visione generale del progetto e che riesca a orchestrarlo perfettamente dall'inizio alla fine. Ma oltre a questo, dovrà anche essere una persona empatica e rassicurante, in grado di capire velocemente le esigenze e condurre la gestione di ogni dettaglio con gentilezza e decisione. Dovrebbe inoltre essere un esperto di galateo del matrimonio, mantenendo però la flessibilità dettata dalle situazioni. Esistono diverse figure legate al mondo dell'organizzazione dei matrimoni: wedding producer, wedding coordinator e wedding consultant, anche se in Italia si tende a mescolare un po' le definizioni e utilizzarle come sinonimi. Normalmente la differenza sostanziale sta nella maggiore o minore esperienza nel settore, nel tempo e nella tipologia di risorse da dedicare alla coppia e all'organizzazione delle loro nozze".

Monia Re, fondatrice e titolare di Kairos, prima wedding planner in Italia certificata da FAC Certifica, ente che fa parte di Accredia,  unica istituzione italiana di accreditamento riconosciuta dallo Stato: "Lo si sceglie in funzione delle esigenze esclusive della coppia. Dipende dai servizi di cui hanno bisogno, se puramente organizzativi oppure anche creativi. È una sottile linea che spesso si accavalla inevitabilmente. La cosa migliore è capire con gli sposi ciò di cui hanno bisogno e spiegar loro con massima chiarezza i servizi che il professionista può offrire. Quindi, definire i ruoli, sempre! Le tre qualità? Ne servono di più: professionalità, competenza, serietà, esperienza, disponibilità, flessibilità e tanto tanto amore per l'amore! Questo fa la differenza, sempre".

Sara Carboni, fondatrice e titolare dell'agenzia Sara Events, operativa soprattutto in Sardegna, ma anche su tutto il suolo nazionale: "Una coppia che si rivolge a un'agenzia di organizzazione di eventi dovrebbe scegliere una figura professionale completa che racchiuda in un unica persona entrambe le capacità di planning e design, fondamentali per poter svolgere questa professione in maniera eccellente. Una distinzione è comunque presto fatta: il wedding planner è una figura professionale ferrata nella logistica e nella pianificazione delle nozze con competenze di carattere selettivo e organizzativo. Ilwedding designer, invece, si occupa dell'aspetto creativo e scenografico dell'evento. Questa figura può essere rappresentata sia da un'unica persona insieme a uno staff con precisi compiti e direttive, che da un team di professionisti, ognuno esperto nel proprio ambito, che lavora in parallelo il giorno dell'evento, occupandosi l'uno di verificare la perfetta realizzazione del progetto e l'altro di mettere in pratica ciò che è stato progettato. Le tre qualità che devono avere? Professionalità : verificate che il wedding planner abbia una Partita Iva e che vi faccia firmare un contratto; esperienza: è importante poter visionare un portfolio di matrimoni realmente realizzati, di che tipo e quanti matrimoni ha organizzato, controllare le recensioni e le testimonianze che sicuramente un buon wedding planner è in grado di poter orgogliosamente esibire; empatia: avere un approccio empatico è una delle cose più importanti, la wedding planner starà accanto alla coppia nel giorno più importante della loro vita e in tutti i mesi precedenti, ascoltate anche ciò che dice il vostro cuore. La positività, la simpatia e il feeling sono ingredienti fondamentali per una perfetta riuscita dell'evento!".

Sonia Golucci, titolare e fondatrice dell'agenzia Il cuore della sposa: "Intanto, bisogna distinguere tra wedding planner e wedding designer: il compito di una wedding planner non sarà quello di creare un allestimento o di creare un tema per voi. Lei vi aiuterà nell'organizzazione del vostro matrimonio, vi potrà proporre dei fornitori, sarà presente il giorno del matrimonio per coordinarli, vi potrà dare una mano a valutare preventivi o a risolvere dubbi e imprevisti, ma non allestirà per voi la confettata o il tableau de mariage. Troverà, se lo vorrete qualcuno che lo farà per voi. Una wedding designer invece avrà la formazione e le competenze adatte a sviluppare per voi un progetto creativo, anche lavorando con una squadra di professionisti, in base alle vostre esigenze. A volte è possibile ricevere entrambi i servizi da una sola agenzia, ma è importante non darlo per scontato. Seconda cosa: scremare! Internet offre una vastissima lista di professionisti, date un occhio al sito e alle pagine social. Una volta individuata una rosa di quattro/cinque professionisti che vi colpiscono particolarmente (consiglio sempre di prendere in considerazione un numero che non sia ne troppo basso da limitare eccessivamente la scelta, ma nemmeno troppo alto da confondere le idee), contattateli senza timore, presentando le vostre richieste dettagliatamente. Già dal primo scambio di mail potrete avere un'idea della disponibilità e della professionalità della wedding planner/designer. E poi, trovate il modo di incontrarla di persona (se impossibilitati dalla distanza anche virtualmente va bene), per creare tra voi quel feeling speciale che vi permetterà di affidarvi a lei con fiducia. Le tre qualità che secondo me sono indispensabili? Pazienza, disponibilità e sangue freddo".

Mariangela Martella, fondatrice e titolare di Madame Bon Ton: "Le coppie decidono di affidarsi al wedding planner/designer dopo un'accurata ricerca sul web, domande tra amici e parenti, recensioni, foto, valutando attentamente il tutto. La scelta riguarderà in primis la professionalità : i wedding planner che realizzano un ampio ventaglio di matrimoni avranno una marcia in più, potranno contare su un maggior numero di fornitori esperti, avranno maggiore abilità nel problem solving e un database ricco di informazioni e di idee. Le qualità indispensabili? La creatività : concordato il progetto, il fil rouge e i singoli dettagli del matrimonio, una brava wedding planner riuscirà a dare un tocco di creatività del tutto personale, poi la cortesia e la disponibilità : ricevere un sorriso da parte di una sposa ripaga di tutto il lavoro!".

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